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A PREVI, Caixa de Previdência dos Funcionários do Banco do Brasil, é o maior fundo de pensão da América Latina. Criada em 1904, a Entidade instituiu a seguridade social no país antes mesmo da criação do INSS. Com aproximadamente 200 mil participantes, gerir a comunicação institucional demanda planejamento e ações que possam estreitar a relação com seus associados de maneira eficaz e eficiente. No ambiente interno da Instituição o desafio é o mesmo. Os mais de 600 funcionários da PREVI necessitam de um espaço que garanta a integração entre as diversas áreas da Casa e reúna notícias, documentos, sistemas e recursos.

Sempre alinhada com as melhores práticas do mercado, falar de Intranet não é novidade na PREVI. Há quase duas décadas surgia o Expresso, plataforma que, entre outros objetivos, pretendia reduzir o gasto excessivo em impressões que o ato de informar exigia.

Os novos tempos trouxeram mudanças e com elas outros desafios. A plataforma tecnológica do Expresso não atendia em certos pontos as necessidades dos usuários, necessitando de ajustes pontuais. O serviço de busca, por exemplo, ocasionava perdas no histórico de matérias e comunicados, gerando prejuízo de efetividade na completude de tarefas dos funcionários. As diferentes áreas não interagiam e os conteúdos se encontravam setorizados.

O momento exigia transformações. E elas chegaram, com a nova Intranet da PREVI: a Conecta.

home_previA Conecta

As gerências de Comunicação e Tecnologia da Informação uniram esforços para que o projeto saísse do papel. Um ano de trabalho separou o planejamento da entrega, em maio deste ano.

A ideia principal desta plataforma é proporcionar integração. Um dos alicerces desse princípio é permitir que o funcionário gere conteúdo, inclusive a seu respeito, para que a empresa entenda mais e melhor cada colaborador. Mas, principalmente, para que os colaboradores possam se conhecer e se relacionar.

Se com o modelo anterior da Intranet o funcionário mantinha certo distanciamento dos conteúdos publicados, hoje é capaz de interferir, criar, responder, participar e se engajar. O usuário tem o poder de construção e o sentimento de pertencimento ao ambiente.

Novos serviços

Com layout mais bonito e intuitivo, ajudando o funcionário a encontrar facilmente o que precisa, antigas ferramentas foram aperfeiçoadas e novos serviços foram criados.

A Conecta se antecipa ao usuário e já mostra a lista de sistemas que ele pode acessar.
A Conecta se antecipa ao usuário e já mostra a lista de sistemas que ele pode acessar.

A plataforma permite ao usuário maior visibilidade das informações estratégicas da Instituição.

Na seção Central de Conhecimento, pode-se consultar, baixar e incluir documentos que ficarão disponíveis para todos os funcionários ou para determinado grupo. Também é permitido postar dúvidas para serem respondidas pelos colegas.

Além disso, cada projeto da PREVI tem uma página com a descrição dos objetivos e benefícios esperados, nomes dos líderes, patrocinadores e a relação das gerências intervenientes de cada um.

Outras ferramentas possibilitam autosserviço ao usuário. Ele pode, por exemplo, criar sua página de perfil, com hobbies, atividades e currículo. Saber quem mudou de gerência, foi promovido ou acabou de tomar posse. Publicar classificados, consultar promoções do Clube de Benefícios e dar dicas sobre serviços das redondezas. Agendar salas, compartilhar arquivos e marcar eventos no calendário corporativo.


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Sobre a autora

Katia Belarmino é Analista do departamento de Comunicação e Marketing da Previ e gerente do projeto da nova intranet, Conecta.
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